آموزش 04: فروش و خرید

فهرست فاکتورهای هر ماه، ثبت فروش و خرید، چاپ و PDF فاکتور، و ابطال فاکتور اشتباه.

فهرست فاکتورها

• بالای صفحه «فروش» یا «خرید» را انتخاب کنید و با «ماه قبل» و «ماه بعد» بین ماه‌ها بروید. جمع فروش یا خرید ماه، مبلغ دریافت‌شده و نسیه بالای فهرست است.
• با جستجو، فاکتور را با شماره، نام مشتری یا نام و کد کالا پیدا کنید.
• روی هر فاکتور بزنید تا با همه اقلام و پرداخت‌هایش باز شود.

ثبت فروش

1. «فروش جدید» را بزنید.
2. «افزودن کالا» را بزنید تا پنجره «انتخاب کالا» با تصویر، کد، موجودی و قیمت هر کالا باز شود. هر کلیک روی کالا یک واحد اضافه می‌کند و پنجره باز می‌ماند؛ با نوشتن کد کامل و زدن Enter هم همان کالا اضافه می‌شود. در پایان «تمام» را بزنید.
3. در جدول اقلام «تعداد / مقدار» را عوض کنید؛ مقدار اعشاری مثل 1.5 کیلوگرم هم پذیرفته می‌شود. قیمت واحد را هم در صورت نیاز تغییر دهید.
4. برای چیزی که در کالاها تعریف نشده، «قلم دستی (بدون کالا)» را بزنید و شرح و قیمتش را بنویسید.
5. در صورت نیاز «تخفیف» را برای کل فاکتور وارد کنید.
6. در «دریافت همین حالا»، مبلغ دریافتی را جلوی هر حساب (صندوق، کارت‌خوان یا بانک) بنویسید؛ «کل مبلغ» همه مبلغ را روی همان حساب می‌گذارد. پرداخت ترکیبی، مثلاً بخشی نقد و بخشی با کارت، همین‌جا ثبت می‌شود.
7. «ثبت فروش» را بزنید.

فروش نسیه

• اگر مشتری همه یا بخشی از مبلغ را نمی‌پردازد، مشتری را انتخاب کنید؛ باقی‌مانده خودکار به حساب او نوشته می‌شود و برنامه پیش از ثبت، مبلغش را نشان می‌دهد. «همه نسیه (بدون دریافت)» کل مبلغ را به حساب او می‌نویسد.
• فروش بدون انتخاب مشتری، فروش به «مشتری گذری» است و باید کامل پرداخت شود.
• مشتری تازه را همان‌جا در فاکتور هم می‌توانید بسازید.

ثبت خرید

1. «خرید جدید» را بزنید (در خانه: «خرید»).
2. تأمین‌کننده را انتخاب کنید و کالاها را با مقدار و قیمت خرید اضافه کنید.
3. در «پرداخت همین حالا»، مبلغی را که از هر حساب پرداخت می‌کنید بنویسید؛ باقی‌مانده به حساب تأمین‌کننده نوشته می‌شود.
4. «ثبت خرید» را بزنید. موجودی کالاها بالا می‌رود و قیمت خرید آن‌ها به‌روز می‌شود؛ تخفیف فاکتور خرید هم به نسبت از قیمت خرید هر کالا کم می‌شود تا سود فروش‌های بعدی درست حساب شود.

چاپ، PDF و تصویر فاکتور

1. فاکتور را از فهرست (یا از صورت‌حساب طرف‌حساب) باز کنید.
2. «چاپ» را بزنید و در پنجره چاپ ویندوز پرینتر را انتخاب کنید؛ فاکتور روی کاغذ A4 چاپ می‌شود.
3. برای فرستادن به مشتری «خروجی PDF» یا «خروجی تصویر» را بزنید، محل ذخیره را انتخاب کنید و فایل را در پیام‌رسان بفرستید.

روی فاکتور نام، تلفن و نشانی فروشگاه، شماره و تاریخ، خریدار، جدول اقلام با کد کالا، جمع و تخفیف، دریافتی‌ها و مانده نسیه، مبلغ به حروف، «توضیح پایین فاکتور فروش» شما و جای مهر و امضا می‌آید. فاکتور بلند چند صفحه می‌شود و سرستون جدول در هر صفحه تکرار می‌شود.

ابطال فاکتور

فاکتور ثبت‌شده ویرایش نمی‌شود. اگر اشتباه ثبت شده، آن را باز کنید و «ابطال فاکتور» را بزنید؛ موجودی کالاها و پول دریافتی یا پرداختی برمی‌گردد و فاکتور با برچسب «باطل» برای سابقه در فهرست می‌ماند. بعد فاکتور درست را دوباره ثبت کنید.

• خریدی که کالاهایش فروخته شده، تا وقتی آن فروش‌ها باطل نشوند، باطل نمی‌شود.
• فاکتور باطل‌شده با مهر «باطل شده» چاپ می‌شود.
• شماره فاکتورها خودکار و پشت سر هم است.